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小型协作空间提供全新的会议体验

  【IT168评论】在商业中,传统的会议模式已经过时了。以往不可想象的是,高管们可以穿上没有领带的衬衫和夹克,员工直呼老板的名字。曾经经过精心策划、安排的会议,现在越来越多地变成了临时的、即兴的场合,就像在咖啡馆里开会一样。

  为了反映会议文化的变革,圈里有一个新词-小型协作空间。其实这已经不是什么新鲜事了,沃尔玛公司很久以前就使用小型协作空间,并鼓励参与者勇于分享。

  小型协作反映了一种不断发展的工作文化,这种文化重视灵活性、开放的知识共享、协作和创新。人们常常抱怨较为正式的商务会议往往冗长乏味,甚至毫无意义,为了开会而开会。

  小型协作则完全不同,只有你需要的时候才会出现。它有一个明确的目的,只要达到这个目标,它就会持续下去。因为当你需要召集一个同事团队来解决问题或敲响一个新想法时,你永远不会知道,所以随时都可以进行小型协作,而无需等待每周预定的会议。小型协作是一次即时思考的会议,你必须随时准备好。

  业务领域的专家一直在寻求改善员工协作和沟通的方法。由于使用了新技术和办公室设计,新的会议解决方案已开始演变。事实证明,这些独特的领域可以有效地帮助远程员工在工作项目上进行协作,甚至可以提高员工的招聘和保留率。

  唯一的问题是,很多公司根本不明白什么是小型协作空间。从表面上看,我们假设团队中的人聚在一起进行交流的地方,但是是什么让会议室如此特别呢?

  远程办公的新兴趋势

  员工们花在远程办公上的时间越来越多,这推动了对外部协作的需求。让我们来看看关于远程工作、远程办公和弹性工作的事实:

  ●2013年至2014年间,就业人口增长1.9%,但远程办公人员增长5.6%

  ●目前约有370万名员工在家工作约50%或更多

  ●自2005年以来,在家工作的员工增加了103%

  ●高达90%的员工更愿意选择远程工作

  ●大多数《财富》1000强员工在办公室的时间不到50%

  ●目前,有50%的员工拥有可以远程完成的工作

  我们需要小型会议空间

  远程工作环境的变化推动了对较小会议空间的需求,这些会议空间允许远程员工和本地员工聚集在一起有效地协作。小型协作空间包括房间内有6个或更少用户、临时安排、简单技术以及举行45-60分钟会议的能力。如今的员工通常在公司的每个地方都有多个会议室。

  通常情况下,小型协作空间之所以吸引人,是因为它们的悠闲和创造性。这些空间在设计上大多像休息室一样,现有的技术既具有创造性,又对用户友好,包括:

  ●笔记本电脑和平板电脑

  ●白板

  ●简单的连接接口

  ●平板显示器

  ●易于使用的扬声器或会议电话

  随着越来越多的员工选择通过远程工作来平衡生活和工作,我们将看到在小型协作空间和创造性会议空间中增加的机会。

  远程连接

  小型协作空间的兴起也受到远程工作以及移动技术的影响。越来越多的人不再每周花五天时间与同事坐在同一栋楼里。他们可能会在家工作几天,可能完全基于不同的区域。

  这削弱了让团队聚在一起开会的重要性。如果有一半的员工在其他地方工作,那就没有意义了。因此,减少了会议所需的物理空间,而对拥有正确技术的关注却增加了,这样你就可以通过同事的笔记本电脑、平板电脑和智能手机与他们进行有效的联系和合作。

  简而言之,这就是“小型协作空间”的由来——更小、更非正式的空间,用于临时会议,既可以进行虚拟协作,也可以进行面对面的讨论。

  小型协作空间的技术

  会议室与商业合作密切相关,协作主要是技术现象。人们一直在一起工作,但在过去的几年里,通过技术创造了更灵活、更富有成效的合作的新可能性,这创造了所有令人兴奋的事情。当然也包括远距离有效合作的机会。

  因此,小型协作空间技术的一个方面是与日益流行的协作和团队消息传递软件平台的关联。无论您是真正处于小型协作空间还是远程连接,所有同事都希望能够查看、共享和处理相同的文档和材料。

  屏幕和文件共享至关重要,在白板平台上注释和勾画想法的能力也很重要。对于大多数笔记本电脑和移动设备的协作应用程序来说,这些都很常见。但是为了在小型协作空间中方便地进行物理协作,许多企业正在使用大型交互式白板或智能屏幕来插入这些应用程序。小组成员可以在大屏幕上勾勒出自己的想法,而在个人设备上做出的改变也可以立即分享。

  视频会议是会议室体验的另一个重要元素。尽管所谓的团队消息平台会优先考虑IM,以便在工作时与同事进行持续的互动,但在有效的团队协作方面,面对面的体验是无可比拟的。同样,它是关于将虚拟与物理融合,确保远程参与者可以看到和被看到,就像他们在房间里一样。

  多年来,视听硬件一直是会议室的一大特色。但随着对虚拟协作的新重视,在会话空间中的视听硬件具有不同的优先级。屏幕、摄像头和会议端点仍然是一项功能,但为了满足新的需求,企业正在选择具有以下功能的解决方案:

  ●通过Wi-Fi和蓝牙实现无线连接,这样的设备可以快速轻松地插入会议室硬件以进行临时会议;

  ●即时访问,立即建立重复连接;

  设备互操作性的开放标准,因此任何设备都可以连接到系统。例如,这有助于支持BYOD;

  ●支持响应式屏幕分辨率的软件,可在任何设备,大屏幕和小型屏幕上优化视觉效果。

  小型协作空间的好处

  支持改善员工合作方式的一个主要论点是,它可以提高员工的敬业度,进而带来诸如提高生产力,降低员工流动率和整体更好的业务绩效等好处。您越是鼓励员工参与开放式知识共享,他们越觉得自己是团队中有价值的一部分,表现就越好。

  小型协作空间有助于促进一种办公文化,即如果某人有一个好主意或需要快速帮助,他们可以在同一时刻召集一群同事来讨论。它鼓励人们在工作方式和地点上的灵活性、自由和信任。

  小型协作空间也有一些更直接的实用好处。它们比传统的正式会议室更小,可以腾出办公室里的宝贵空间。几乎任何角落或缝隙都可以变成一个小型协作空间。重要的不是物理区域,而是他们鼓励的方式。

  最后,小型协作空间可以省成本。与传统的会议室设备相比,设置有效的会议空间所需的硬件负担较轻。最大的资本支出可能是智能屏幕或交互式白板。除此之外,其中一个关键点是员工能够将笔记本电脑和平板电脑直接连接到系统中。最重要的是,基于云的视频会议和协作平台提供了极佳的性价比,以及在任何设备上的灵活性和易用性。

  过渡到更小的空间

  我们开始看到,越来越多地公司向更小、更灵活的空间过渡。这在很大程度上是由大型IT基础设施的成本驱动的。根据Polycom的Marco Landi的说法,小型协作空间意味着会议组织者不再需要安排会议,或者向IT寻求帮助。相反,他们只需走进一个房间,就可以直接参加会议。

  小型协作空间并不是一个全新的概念,但直到最近,企业才开始意识到它们必须提供的可能性。长期以来,标准的大型会议空间一直是默认设置,以至于很少有公司明白,规模较小的会议空间可能会带来什么。在未来的十年中,似乎我们将开始看到工作场所的变革,由易用性、灵活性和更好的用户体验驱动,所有这些都是通过小型协作空间来实现。

  小型协作空间使会议更容易进行

  根据Wainhouse的研究,大约55%的年轻员工已经开始推动会议经理在工作场所获得更易于访问的视频解决方案。配备会议技术的会议室可通过一系列创新设备将员工连接到任何地方。在当今世界,90%的35岁员工认为弹性工作制至关重要。

  允许任何空间成为会议空间的设备 - 无论它有多小 - 都在改变我们开展业务的方式。Polycom Real Presence Trio和RealPresence Centro等专业新技术已经开始支持小型协作空间。技术创新正在积极推动新的通信解决方案,并带来全新的机遇。通过电话和电子邮件工作的旧方式正在消失,与即时消息、网络流媒体、视频和内容共享的合作正在取而代之。

  转向更开放的合作

  未来的协作将致力于提供新方法,使人们能够在各种设备上协同工作。可以使用Polycom RealPresence Trio等一系列设备设置会议室,以便在瞬间实现更好的互通机会。例如,通过360度摄像头和四个多媒体屏幕,RealPresence Centro将为用户提供在会话空间中更自然地协作的机会,而不是查看远处的屏幕。

  当技术和想象力结合起来提高拥挤空间的生产力时,更小的房间可以成为合作的巨大解决方案的来源。

  千禧一代喜欢团队协作应用和小型协作空间

  如果企业希望与最年轻、最新鲜的人才,他们就需要找到一种方法,吸引并留住那些从全新视角看待职场的员工。

  千禧一代是富有创造力、善于合作的生物,对所有科技都有强烈的渴望。根据一份白皮书,千禧一代更喜欢团队合作,而不是封闭的办公室。在过去,Gen-X工作者和婴儿一代更喜欢面对面的互动,而千禧一代则渴望通过虚拟会议和新的灵活技术进入未来。因此,有意义的是,未来的员工将被吸引到小型协作空间里,一切都使远程工作如此有效。

  千禧一代与协作

  千禧一代是高度自我激励的员工。他们不需要事无巨细的管理——他们需要的只是正确的技术。这就是为什么我们开始看到许多传统的工作场所等级制度从标准的办公空间中消失。随着95%的千禧一代渴望远程办公的机会,移动协作应用程序越来越受欢迎也就不足为奇了。

  研究表明,千禧一代喜欢移动应用,每个月花90个小时在智能手机应用上。千禧一代是在这样一个相互联系的世界中长大的,这意味着他们需要一种不同的办公协作工具——一种坚持工作/生活平衡所需的多功能性和灵活性的工具。

  拥抱协作应用程序

  当涉及到任何现代商业环境中的应用需求时,千禧一代正在制定标准。您可以通过移动团队应用程序转变您的工作场所越多,最新一代的能力就越强大。毕竟,千禧一代本身更喜欢协作应用提供的更快、更有效的工作方式。

  千禧一代生活在一个完全互联的世界,他们希望能够接触到最新最好的合作解决方案——让他们在任何地方都能更高效地工作。研究发现:

  ●32%的千禧一代通过手机、平板电脑和智能手表进行协作;

  ●40%的千禧一代更喜欢在线会议——通过视频和语音会议;

  ●45%的千禧一代更喜欢使用电子邮件、聊天或短信与合作伙伴、供应商和团队成员进行交流;

  小型协作空间的兴起

  随着对新协作技术和改进协作技术的大量需求,以及“面对面”会议的减少,千禧一代也会热衷于在更大的会议空间上采用小型协作空间,这是有道理的。会议室给协作空间带来了更多的亲密感,同时也为用户提供了最新和最好的技术——这是千禧一代员工关注的一个关键问题。

  对于千禧一代的员工来说,会议室是完美的选择,因为它们让这些年轻的专业人士能够在一个科技含量更高的环境中,即时召开会议。这也意味着,当他们可以从任何设备上访问相同的软件时,他们可以接触到其他不想来回上班的同事。通过允许分散在全球的员工更容易地与办公室里的人沟通,员工们可以在集体会议室里进行更有力的实时讨论。

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