【IT168 资讯】网络应用程度越深的企业，越依赖于邮件，导致累积的邮件数量越来越多，如果想要调出6个月前的某一封特定邮件，是一件困难的事，这时就需要专门的邮件备份及归档设备，将所有进出的邮件进行备份，并且提供索引查询，让管理者容很轻松的取得信件。
▲众至帮您做好邮件备份及归档！
当邮件备份成为公司的正式文件，依法必须保存5年以上的沙宾法案通过后，所有的上市公司都需要保存进出公司的所有邮件，如何在不改变企业的邮件主机，但又能提供邮件记录、备份及查询的备份主机，越来越重要。
因为邮件的应用已经走入企业中，它的沟通越频繁，就越显的资料备份的重要，在使用传真当作订单的年代，所有的传送、接收都会有一份副本被存下来，日后要查询是一件相当方便的事，可是转入无纸化的电子邮件时代，万一收件者的电脑被病毒或木马攻陷，导致所有重要资料的丢失，更不要说【内神通外鬼】的恶意散播行为，企业如何自保，这时邮件记录器就显的重要。
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有3种方法可以记录邮件
想要记录邮件有3种方式，哪一种是符合你的网络环境?
1、把旧的邮件服务器换掉，换成同时具备记录及邮件主机功能的设备，这个方法最简单，也是一劳永逸，ShareTech MS 系列邮件服务器就具备这样功能。
2、拦截网络封包，不论用Sniffer或Bridge的方式将网络封包导向网络记录器，再将它还原回内容，详细请参照ShareTech UTM +Recorder UR 系列。
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图一：图X指向备份邮件
3、MX 指向，使用MX记录优先级的方法，如图一所示，在送信时，将原来邮件服务器(不论是哪一家的邮件系统或是邮件处理软件都可以应用)所有的送信内容送到ShareTech 的邮件记录器，记录后再送出去。收信时是由ShareTech 的邮件记录器先代收，并且记录后，再送到自建的邮件服务器，这样配置的好处是使用者依然可以使用原来的邮件服务器，原来的配置及使用习惯都不会改变。
记录邮件的 3 种解决方式的比较表
功能UR 系列 RecorderMS 系列当网关MS 系列当邮件服务器
邮件 + 附件记录○○○
多个网域○○○
资料备份功能○○○
垃圾信、病毒信过滤○○○
WEB mail 记录○XX
外部托管邮件主机记录○XX
外部邮件主机记录○XX
特定邮件搜寻○○○
其他功能记录 WEB、IM、FTP可当备份邮件服务器邮件服务器功能
不论是哪一种记录方式，都有优缺点，管理者可以依照目前的网络架构，补足缺少的部分就可以，这一篇文章会以邮件服务器附加的记录器为出发点。
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用邮件服务器的附加功能，记录邮件
邮件记录功能是可以启动或是关闭的，预设值是关闭状态，管理者可以依照自己的备份需求，再决定要不要启动这项功能，一但启用这项功能，所有透过邮件服务器传送接收的信件都会被记录下来，所有的信件都会被保存在本机的硬盘中，只有超过保留天数的邮件会被转存到设定的外部储存设备。
图二：邮件搜寻
管理者可以透过邮件记录器的搜寻功能寻找信件，但是超过保留天数且被转存到外部储存媒体的邮件是搜寻不到的。
搜寻的条件可以依照寄件者、收件者、主题、日期….资料，快速地寻找特定目标。再按最右边的下载按钮，就可以将此封信件连同附附取回，如图二所示。
硬盘空间不够储存记录的邮件，怎么办?
不论记录器本身的储存资源有多大，一定会碰到储存空间不足的问题，这时就有赖外部的网络储存装置，将资料做2次备份。
在MS 系列的邮件服务器中，不论是当网关或是邮件服务器+记录，都可以利用备份设定，将储存在本机的邮件，以FTP或是网络邻居的方式，将邮件转存到外面的储存设备中，它的设定如图三所示。
将邮 图三：邮件备份设定
件转存出去时，所有的邮件都会被转换成 *.eml 格式，这个格式的好处是管理者或是使用者可以在任意的电脑中打开，而不限定只能由邮件服务器打开。备份时，依照时间，自动每2000封邮件产生一个EXCEL 索引文件，将这2000封邮件的主要资料放在索引文件中，管理者只要先找到特定时间的索引文件，例如 2010 年1 月2日 ~ 1月30日的索引文件，开启后搜寻特定邮件，就可以找到相对应的邮件位置，找到邮件后将文件复制，或是再透过邮件服务器，发给相对的收件者。
记录邮件的设备挂了，怎么办?
万一，执行记录的邮件记录器自己本身故障了，储存在本机的邮件该如何处理?所有公司进出的邮件都在上面，该怎么办?
这时，平常做的苦工就派上用场，此时可以启用整机备份功能，整机备份可以备份邮件服务器的整个设定系统，万一发生故障后，管理者换上一台新的设备，再将最近备份过的资料，导入新的设备中，这样整个的邮件系统就会从灾难中快速复原。
