【IT168 报道】近几年，无论是国有银行或是商业银行都加紧了改革创新的脚步，也开始与国际接轨、积极延伸全球化的业务触角。为了应对这些新的挑战，金融企业必须加强资源的有效整合与灵活运用，以求发挥资源的最大价值；同时，也必须透过流程的简化，以及建立跨部门之间的协同作业来增进本身运营效率。为了实现这样的目标，很多金融企业已经开始考虑通过现代化的协同式文件管理(Collaborative Document Management)工具，在项目管理、产品开发等方面踏出了成功的第一步！

    美国Interwoven公司作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商，已经为全球超过3000家企业成功实施了相关解决方案。Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示：金融企业毎个策略的执行都会启动许多项目，而这些项目大多都是以文件来做为阶段记录与施行管理的基础。从协同作业的沟通开始，到起草文件、修改文件、完成文件、文件的核查、签署与使用，到最后的归档，这些文件从无到有的各个环节，就是项目从开始到完成的全部记录。如果能够有效地去执行文件的编辑、分享、反馈及管理工作，就等于是为项目的执行奠定了最具效率的运作基础与推动准则。

    要执行更有效的项目管理以及内容资产与经验的传承，就需要寻求协同化内容管理工具的协助。导入协同式文件管理系统可以获得所有文件管理的核心功能，例如开发、加载/取出、检阅、传送、核准与保存，甚至还能够提供版本控制、检索及搜寻、安全监控、状态变更与新文件通告等重要的功能，真正实现企业内部的知识分享。

    协同式文件管理系统对企业内部管理也大有益处。首先可以建立企业协同作业和文件管理的机制；其次，能够在产生会议记录及财务文件等敏感信息时，提供有效的法令保障。而通过核心业务流程自动化的实现，还可以达到精简有效的目的。此外，通过协同作业还能增进企业与合作伙伴之间的紧密协作，从而使得团队能够更快速有效的制定策略、解决问题、执行任务！

    拥有七千名员工、2002年营业收入约27亿新元的新加坡华侨银行，利用协同式文件管理系统辅助产品开发。跨部门、10-25名的员工共同参与的产品开发过程产生大量文件和电子邮件，开发小组的成员经常不知道哪一份文件才是最新的版本，常发生在错误版本上进行修改的情况。此外，新加坡华侨银行还欠缺一套可用以处理跨部门产品开发事宜、检查现有产品数据的适当流程，也缺少一个集中式的知识贮存库可以保管所有的产品信息。

    由此，新加坡华侨银行决定导入Interwoven公司提供的协同式文件管理解决方案，建立了一套可跨七个部门集中管理产品开发流程与所有相关文件的标准化流程，还建置了一个可保管文件模版、项目纪录的单一知识贮存库，还为项目成员打造一个可以针对同一份文件进行在线实时沟通的协同作业空间。从此之后，项目成员都能在正确的文件上作业，还能够审核所有文件的修改历史、藉由仪表板功能来掌握所有项目的进度，也可开放外部合作伙伴参与产品开发过程，还可以在审核通过、发布或是年度检阅之后“冻结”最终文件版本，完全一扫过去版本混乱的恶梦！